Είτε σας αρέσει είτε όχι, καμία δραστηριότητα δεν είναι δυνατή χωρίς να ζητήσετε βοήθεια και βοήθεια. Είτε εργάζεστε για μια μικρή είτε για μια μεγάλη εταιρεία, είναι βέβαιο ότι θα αλληλεπιδράσετε με πολλά στελέχη και υπαλλήλους άλλων οργανισμών, συναδέλφους ή εργοδότες σας, συνεργάτες και πελάτες. Ταυτόχρονα, διεξάγετε επαγγελματική και προσωπική αλληλογραφία, χρησιμοποιώντας συχνά e-mail.
Φυσικά, μια επιστολή αίτησης συντάσσεται μόνο όταν υπάρχει καλός λόγος για αυτό: πληροφορίες, έγγραφα, υλική βοήθεια, τυχόν ενέργειες. Επομένως, το κείμενό του πρέπει να είναι κατάλληλο. Πρέπει να μεταφέρει ξεκάθαρα την ουσία του προβλήματος και τους τρόπους επίλυσής του, μια επιθυμία ή απαίτηση. Είναι απαράδεκτο να εκτοξεύεις συναισθήματα σε τέτοιες επιστολές, θα πρέπει να είναι συγκρατημένα, ακόμα κι αν το πιο κοντινό σου άτομο θα το διαβάσει, για να μην αναφέρουμε την επαγγελματική αλληλογραφία. Είναι αστείο, αλλά οι περισσότεροι ανταποκριτές που δεν έχουν μελετήσει τους κανόνες εθιμοτυπίας στην εποχή τους κάνουν αυτό το λάθος και γράφουν στα κείμενα: «Εξωφρενικό! Απαιτούμε! Αυστηρά! Ως εκ τούτου, συχνά μια τέτοια υπερβολικά συναισθηματική επιστολή αίτησης δεν λαμβάνει την αναμενόμενη αντίδραση, αλλάαπλώς αγνοήθηκε από το άτομο που το έλαβε.
Για να μην συμβεί κάτι τέτοιο, προτού ξεκινήσετε να γράφετε, κάντε βασικές ερωτήσεις: «Τι χρησιμεύει;», «Τι αποτέλεσμα πρέπει να έχετε;» Μετά από αυτό, θα είναι ευκολότερο να διατυπώσετε την κύρια φράση, για παράδειγμα: "Σας ζητώ να χρηματοδοτήσετε το έργο …", "Βασίζομαι στη συμμετοχή σας …" Μια επιστολή αιτήματος μπορεί να περιέχει πολλές αναφορές ή προτάσεις στο μια φορά, τότε περιλαμβάνονται σχετικές λέξεις, όπως: ελπίζουμε…», «Μαζί με αυτό…», «Ταυτόχρονα, ζητάμε βοήθεια σε…».
Σε καμία περίπτωση δεν μπορείτε να αγνοήσετε τους κανόνες της στοιχειώδους ευγένειας, επομένως ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για προσωπική ή επαγγελματική επιστολή, το αίτημα πρέπει να αναφέρεται σωστά. Και όσο κι αν σας αρέσει ή δεν σας αρέσει ο παραλήπτης του, να θυμάστε ότι ό,τι γράφεται με στυλό (σε πληκτρολόγιο) δεν μπορεί να κοπεί με τσεκούρι. Επιπλέον, οποιοδήποτε μήνυμα μπορεί να διαβαστεί όχι μόνο από τον παραλήπτη, αλλά και από συναδέλφους, συγγενείς, φίλους του. Γιατί ντρέπεστε τον εαυτό σας και τους άλλους;
Στους κανόνες εθιμοτυπίας, καθώς και στους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας, είναι πολύ σημαντικό να μπορείς να χαιρετάς τον συνομιλητή. Ακόμη και να εργάζεστε ως πωλητής σε έναν πάγκο, είναι απαράδεκτο να αφήνετε κάποιον χωρίς αυτό το σημαντικό στοιχείο του ξενώνα, ειδικά να απευθύνεστε σε κάποιον για βοήθεια. Ως εκ τούτου, κάθε επιστολή αιτήματος πρέπει να ξεκινά με έναν συνοπτικό και σεβαστό χαιρετισμό και να τελειώνει με μια καλή ευχή και έναν ευγενικό αποχαιρετισμό, αφού διαβάσετεο παραλήπτης, ακόμα κι αν δεν σας γνωρίζει προσωπικά, θα καταλάβει ότι δεν έχει να κάνει με ένα άτομο υστερικό, αλλά ένα άτομο που ελέγχει τον εαυτό του.
Ας φανταστούμε εν συντομία πώς πρέπει να φαίνεται δομικά μια επιστολή αιτήματος; Παράδειγμα: χαιρετισμός, σύντομη περιγραφή της κατάστασης, η ουσία της ερώτησης και της αναφοράς, μια έκφραση ελπίδας για βοήθεια, ένας ευγενικός αποχαιρετισμός.
Στη ζωή μας, κάθε μέρα, με τις πράξεις και τις πράξεις σας, οικειοθελώς ή άθελά σας δημιουργείτε μια φήμη για τον εαυτό σας. Τα γράμματα που γράφετε είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος αυτής της διαδικασίας ζωής.
