Τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει όλες τις σημαντικές αποφάσεις αυτής της εκδήλωσης. Η εσφαλμένη σύνταξή του, τόσο ως προς το νόημα όσο και ως προς την εκτέλεσή του, μπορεί να προκαλέσει την αμφισβήτησή του από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Επιπλέον, υπάρχει δυνητικός κίνδυνος λήψης εσφαλμένων διαχειριστικών αποφάσεων εάν τα πρακτικά της συνεδρίασης παραγωγής περιέχουν παραμορφωμένες πληροφορίες. Ένα σύνολο απλών συστάσεων θα σας βοηθήσει να το κανονίσετε σωστά.
Το κείμενο αυτού του εγγράφου περιλαμβάνει συνήθως δύο μέρη: εισαγωγικό και κύριο. Τα πρακτικά της συνάντησης (το πρώτο μισό της) περιλαμβάνουν περιγραφή των βασικών παραμέτρων της εκδήλωσης: θέσεις, πλήρες όνομα. μέλη, πρόεδρος και γραμματέας. Όταν κάποιος από τους παρευρισκόμενους έχει ειδικό καθεστώς (προσκεκλημένος, πραγματογνώμονας, παρατηρητής κ.λπ.), αυτό σημειώνεται και στο έγγραφο. Εάν στη συνάντηση συμμετείχαν πολλά άτομα, τότε τα πρακτικά της συνεδρίασης ενδέχεται να περιέχουν δεδομένα σχετικά με αυτάχωριστό φύλλο, το οποίο αποτελεί αδιαχώριστο παράρτημα του εγγράφου. Η εισαγωγική ενότητα τελειώνει με την ημερήσια διάταξη, η οποία περιέχει έναν κατάλογο θεμάτων που εξετάζονται. Είναι επιθυμητό να τα τακτοποιήσετε με σειρά σπουδαιότητας, αλλά μπορεί να υπάρχουν άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν τη θέση στη λίστα ερωτήσεων. Για παράδειγμα, η δομή της ημερήσιας διάταξης μπορεί να εξαρτάται από τη λογική σχέση μέρους των θεμάτων της ή από την απασχόληση των προσώπων που συμμετέχουν στην εκδήλωση. Το ίδιο το έγγραφο συντάσσεται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού (το τμήμα του), πρέπει να αναφέρεται όταν πραγματοποιήθηκε η συνάντηση.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης στο κύριο μέρος πρέπει να ταιριάζουν με το εισαγωγικό μέρος. Ειδικότερα, τα θέματα του θα πρέπει να είναι με την ίδια σειρά όπως στην ημερήσια διάταξη. Ο αλγόριθμος για την κατασκευή ενός κειμένου που καταγράφει πληροφορίες για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης είναι ο εξής: "άκουσε", "μίλησε", "αποφάσισε". Ο κύριος κανόνας κατά τη σύνταξη αυτού του μέρους του πρωτοκόλλου είναι ότι δεν πρέπει να μετατραπεί σε ένα είδος μεταγραφής.
Συγκεκριμένα, η υποπαράγραφος «ακούστηκε» περιγράφει ποιος ήταν ο κεντρικός ομιλητής για το θέμα, τι πρότεινε στο τέλος της ομιλίας του. Σύμφωνα με τους ομιλητές, υποδεικνύεται και ποιος είπε τι πρότεινε. Η απόφαση καθορίζει την τελική θέση της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση. Αν υιοθετήθηκε με ψηφοφορία, τότε αναγράφεται πόσα άτομα ήταν υπέρ, πόσοι ήταν κατά, καθώς και ο αριθμός των αποχών. Ανάλογα με τη σημασία των θεμάτων που συζητήθηκαν, μπορεί να αναφέρεται το πλήρες όνομα. άτομα που έχουν πάρει τη μία ή την άλλη θέση.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης συντάσσονται από τον γραμματέα, το ίδιο το έγγραφο υπογράφεται από τον εκτελεστή και τον πρόεδρο της συνεδρίασης. Η πηγή πληροφοριών για τη σύνταξή του είναι χειρόγραφα προσχέδια, ηχογραφήσεις που έγιναν με συσκευή εγγραφής φωνής, μεταγραφές. Εάν η επίλυση θεμάτων που εντοπίστηκαν κατά τη συνεδρίαση απαιτεί την εξουσιοδότηση ανώτερου υπαλλήλου που δεν συμμετείχε στη συνεδρίαση, η έγκριση των αποφάσεων από αυτόν τον επικεφαλής μπορεί να παρέχεται επιπλέον. Ένα υπογεγραμμένο και καταχωρημένο πρωτόκολλο μπορεί να σταλεί ως ενιαίο έγγραφο ή ως αποσπάσματα σε υπαλλήλους που καλύπτονται μόνο από ένα μέρος των ερωτήσεων.
