Η επικοινωνία είναι μία από τις βασικές ανάγκες του ανθρώπου, μαζί με τον ύπνο και το φαγητό. Οι σύγχρονοι άνθρωποι έχουν αρκετούς οικονομικούς και αποτελεσματικούς τρόπους για να μιλήσουν με φίλους και συγγενείς, συναδέλφους και επιχειρηματικούς συνεργάτες. Αυτές περιλαμβάνουν την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο, τις επικοινωνίες κινητής τηλεφωνίας και το Διαδίκτυο.
Οι δύο τελευταίες μέθοδοι εμφανίστηκαν σχετικά πρόσφατα. Για πολύ καιρό, η επικοινωνία από απόσταση ήταν δυνατή μόνο με τη βοήθεια μηνυμάτων. Ήταν χειρόγραφα και ταχυδρομήθηκαν. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας έχει επιβιώσει μέχρι σήμερα. Ωστόσο, οι χειρόγραφες επιστολές έχουν αντικατασταθεί από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ας ορίσουμε
Η λέξη "γράμμα" έχει πολλές σημασίες.
Πρώτον, αυτό είναι ένα σύστημα γραπτών χαρακτήρων, το οποίο είναι απαραίτητο για τη διόρθωση του προφορικού λόγου.
Παράδειγμα: Οι επιστήμονες αποκρυπτογράφησαν το αρχαίο γράμμα των Ινδιάνων των Μάγια.
Δεύτερον, αυτή είναι η εμφάνιση του ενημερωτικού κειμένου τυπωμένου σε χαρτί.
Παράδειγμα: Οι μαθητές ρώτησαν τον δάσκαλό τους πώς να τελειώσει ένα γράμμα σύμφωνα με τα ρωσικάγλωσσικά πρότυπα.
Τρίτον, ένα χειρόγραφο ή ηλεκτρονικό κείμενο που περιέχει πληροφορίες που προορίζονται για τον παραλήπτη.
Παράδειγμα: Ένα γράμμα από το σπίτι με σημαντικά νέα από τον πατέρα μου ελήφθη μια εβδομάδα μετά την αποστολή του.
Πώς να τελειώσετε ένα γράμμα και πώς να το ξεκινήσετε; Αυτές οι ερωτήσεις γίνονται από όλους τους ανθρώπους, ανεξάρτητα από το είδος του μηνύματος που συνθέτουν: ηλεκτρονικό ή χειρόγραφο. Σε αυτό το άρθρο, πρέπει να απαντήσουμε στο πρώτο από αυτά.
Τύποι γραμμάτων
Πριν μιλήσουμε για το πώς να τελειώσετε καλύτερα ένα γράμμα, αξίζει να κατανοήσετε τους τύπους του. Ο γενικός τόνος και οι εκφράσεις που χρησιμοποιούνται εξαρτώνται από αυτό. Έτσι, τα μηνύματα μπορεί να είναι:
- business;
- προσωπικό;
- συγχαρητήρια.
Επαγγελματική επιστολή ονομάζεται συνήθως αυτό το είδος τεκμηρίωσης, το οποίο χρησιμεύει ως μέσο ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών οργανισμών και ιδρυμάτων. Μπορεί να ονομαστεί και «επίσημη αλληλογραφία». Ορισμένοι τύποι επιστολών που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία απαιτούν απάντηση (για παράδειγμα, αναφορές, εκκλήσεις, αιτήματα), άλλοι όχι (για παράδειγμα, προειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις, επιβεβαιώσεις).
Μια επιστολή που γράφεται από ένα άτομο και απευθύνεται σε άλλο ονομάζεται προσωπική επιστολή.
Επιστολές που σκοπό έχουν να συγχαρούν ένα ανεπίσημο άτομο, οργανισμό ή ίδρυμα για κάποιο χαρούμενο γεγονός ή επίτευγμα ονομάζονται συγχαρητήρια γράμματα.
Παρακάτω θα καταλάβουμε πώς να τελειώσετε σωστά το γράμμα, ανάλογα με τον τύπο και τον σκοπό του.
Συνολική δομή
Ανεξάρτητα από τον τύπο, όλα τα γράμματα έχουν περίπου την ίδια δομή. Αξίζει να σημειωθεί ότι τα δύο πρώτα σημεία είναι τυπικά μόνο για επίσημη αλληλογραφία.
- Διεύθυνση αποστολέα.
- Ημερομηνία.
- Χαιρετισμός.
- Κείμενο που περιέχει βασικές πληροφορίες.
- Τελικές φράσεις.
- PS.
Επιχειρηματική αλληλογραφία
Η σύνταξη αυτού του τύπου αλληλογραφίας θα πρέπει να αντιμετωπίζεται με ιδιαίτερη προσοχή, καθώς τα ορθογραφικά, τα σημεία στίξης ή τα στιλιστικά λάθη του αποστολέα μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα της εταιρείας ή του ιδρύματος που εκπροσωπεί. Κατά τη σύνταξη προτάσεων, πρέπει να προτιμώνται απλές προτάσεις και να αποφεύγεται ένας μεγάλος αριθμός περίπλοκων δομών. Ο γενικός τόνος πρέπει να είναι σεβαστός. Το κυριότερο είναι ότι η ουσία της επιστολής πρέπει να αποκαλυφθεί στο τέλος της, αφού οι άνθρωποι δίνουν μεγαλύτερη προσοχή σε αυτό το συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου.
Πώς να ολοκληρώσετε μια επιστολή που έχει επίσημη ιδιότητα; Οι πιο επιτυχημένες φράσεις κλεισίματος είναι:
- Ελπίζουμε για περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία.
- Ελπίζουμε για συνεχή συνεργασία.
- Σας ευχαριστούμε για την προσοχή σας.
- Με εκτίμηση, Ιβάνοφ Ιβάν Ιβάνοβιτς.
- Με εκτίμηση, Ιβάνοφ Ιβάν Ιβάνοβιτς.
Πώς να τελειώσετε όμορφα ένα γράμμα σε έναν ιδιώτη
Αυτός ο τύπος αντιστοιχίας δεν απαιτεί αυξημένη προσοχή από τον μεταγλωττιστή. Ωστόσο, κατά τη διαδικασία της γραφής, ένα άτομο δεν πρέπει να ξεχνάει τον αλφαβητισμό. Από αυτή την άποψη, πολλάείναι πιο εύκολο να γράψετε e-mail, καθώς τα σφάλματα που βρέθηκαν είναι εύκολο να διορθωθούν. Στην περίπτωση χειρόγραφου κειμένου, θα πρέπει να ξαναγράψετε το τελειωμένο κείμενο.
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία, πρέπει να αποφασίσετε για το κύριο περιεχόμενο και την αντίδραση του παραλήπτη. Εάν είναι σημαντικό για τον αποστολέα να λάβει μια απάντηση το συντομότερο δυνατό, τότε στο τελευταίο μέρος είναι προτιμότερο να κάνετε τις κατάλληλες σημειώσεις. Το τέλος θα πρέπει να είναι ένα λογικό συμπέρασμα για όλα όσα γράφτηκαν παραπάνω, διαφορετικά μπορείτε να φέρετε σε δύσκολη θέση τον παραλήπτη και να τον κάνετε να σκεφτεί τι ήθελε να πει ο αποστολέας.
Οι πιο συνηθισμένες φράσεις που χρησιμοποιούνται στο τέλος ενός γράμματος είναι:
- Ο φίλος σου, Peter.
- Τα λέμε σύντομα!
- Περιμένω απάντηση.
- Φιλιά, Μαρία.
- Ελάτε το συντομότερο δυνατό.
- Όλα καλά, φίλε σου Πέτρο.
Ο αποστολέας μπορεί να βρει μόνος του το τέλος της επιστολής. Σε αυτή την περίπτωση, θα έχει μοναδικό χαρακτήρα και σίγουρα θα αρέσει στον παραλήπτη.
Απαντώντας στην ερώτηση πώς να ολοκληρώσετε μια συγχαρητήρια επιστολή, πρέπει να δώσετε προσοχή στην εμφάνισή της. Εάν ο αποστολέας και ο παραλήπτης είναι υπάλληλοι, τότε οι τελικές φράσεις πρέπει να είναι ουδέτερες. Σε άλλες περιπτώσεις, επιτρέπονται ορισμένες ελευθερίες.
Σύνοψη
Ερώτηση: "Πώς να ολοκληρώσω ένα γράμμα;" - πολύ λογικό. Η επικοινωνία μέσω τηλεφώνου και κοινωνικών δικτύων βασίζεται σε νόμους διαφορετικούς από εκείνους που υιοθετούνται κατά την αλληλογραφία. Ωστόσοκάθε άτομο τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του πρέπει να ενεργήσει ως συγγραφέας μιας επιστολής. Επομένως, είναι απαραίτητο να έχουμε μια γενική κατανόηση των κανόνων και των κανόνων που υπάρχουν σε αυτόν τον τομέα. Διαφορετικά, η πρώτη εμπειρία μπορεί να είναι και η τελευταία. Αλλά η σύνταξη μιας επιστολής, η αποστολή της και η αναμονή απάντησης από τον αποστολέα είναι μια συναρπαστική διαδικασία.
