Οποιοδήποτε σύγχρονο γραφείο μιας εταιρείας δεν μπορεί να φανταστεί κανείς χωρίς ένα mini-PBX. Εξάλλου, αυτή η συσκευή είναι υπεύθυνη για την οργάνωση υψηλής ποιότητας ενδοεπικοινωνίας και την ορθολογική χρήση των τηλεφωνικών γραμμών της πόλης. Σήμερα, ο αγώνας μεταξύ των υπαλλήλων γραφείου για το δικαίωμα κλήσης από τον μόνο διαθέσιμο αριθμό ανήκει στο παρελθόν. Σήμερα, αυτό το πρόβλημα επιλύεται με τη χρήση εξωτερικών και εσωτερικών γραμμών. Δεν χρειάζεται να αυξηθεί ο αριθμός των σταθερών τηλεφώνων. Πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο και πώς να το εγκαταστήσετε; Θα βρείτε απαντήσεις σε αυτές και σε άλλες ερωτήσεις σε αυτό το άρθρο.
Τι είναι το PBX;
Office PBX είναι ένα μικρό αυτόματο τηλεφωνικό κέντρο. Έχει σχεδιαστεί για να εξυπηρετεί έναν μικρό αριθμό πόλεων. Με μια τέτοια συσκευή, μια εταιρεία μπορεί να αντέξει οικονομικά να μην διαθέσει ξεχωριστή γραμμή για κάθε αριθμό που χρησιμοποιείται. Αυτό οδηγεί σε μείωση του κόστους των κλήσεων.
Mini PBX συγκεντρώνει το φορτίο στη γραμμή. Λόγω του γεγονότος ότι καθένα από αυτά χρησιμοποιείται περισσότερο απόεντατικά, η εταιρεία μπορεί να αρνηθεί μέρος των αριθμών σταθερής τηλεφωνίας ή να εξασφαλίσει την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης με το έλλειμμά τους.
Η αρχή λειτουργίας ενός mini-PBX για το γραφείο είναι παρόμοια με τη λειτουργία πολυκαναλικών σταθμών, οι οποίοι λειτουργούν από τηλεφωνητές. Η διαφορά έγκειται μόνο στον αριθμό των δωματίων που εξυπηρετούνται. Για μια εγκατάσταση γραφείου, αυτός ο αριθμός είναι σημαντικά χαμηλότερος. Επίσης, ένα mini-PBX χαρακτηρίζεται από ανάλυση σε εσωτερικές και εξωτερικές γραμμές.
Πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο; Διαβάστε περισσότερα για αυτό παρακάτω.
Πώς να επιλέξετε ένα PBX;
Για να κάνετε τη σωστή επιλογή όταν αγοράζετε ένα mini-PBX, πρέπει να αποφασίσετε για τα δεδομένα εισόδου και να υποδείξετε τα επιθυμητά κριτήρια.
Δεδομένα εισαγωγής σημαίνει τον αριθμό των διαθέσιμων σταθερών γραμμών και τον επιθυμητό αριθμό επεκτάσεων εργασίας. Η τυπική κατανομή είναι η εξής: κάθε γραμμή πόλης αντιστοιχεί σε 3-4 εσωτερικές. Σε κάθε περίπτωση, κατά τον προσδιορισμό του αριθμού των εξυπηρετούμενων αριθμών, συνιστάται να συμβουλευτείτε έναν ειδικό εγκατάστασης mini-PBX για το γραφείο. Η μικρότερη χωρητικότητα μιας τέτοιας συσκευής είναι 3 σταθερές γραμμές και 8 επεκτάσεις.
Είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί εάν μετά την εγκατάσταση ενός mini-PBX γραφείου θα υπάρχουν δωρεάν εξωτερικά και εσωτερικά κανάλια. Ένα τέτοιο απόθεμα δεν θα πρέπει να είναι μεγάλο, αλλά εάν απουσιάζει εντελώς, μπορεί να προκύψουν διάφορα προβλήματα στο εγγύς μέλλον. Δεν πρέπει να ξεχνάμε τις εσωτερικές γραμμές για φαξ και μόντεμ.
Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε για τον κατασκευαστή. Οι πιο δημοφιλείς εταιρείες που παράγουν mini-PBX για το γραφείο είναιPanasonic και LG.
Υπάρχουν ορισμένες σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει απλώς να συζητηθούν με έναν ειδικό σύνδεσης PBX:
- η παρουσία ενσωματωμένου προσαρμογέα για τη δυνατότητα σύνδεσης μπαταρίας αδιάλειπτης παροχής ρεύματος;
- η ανάγκη για μια υποδοχή σύνδεσης για τη σύνδεση ενός υπολογιστή που διατηρεί τα πρωτόκολλα των διαπραγματεύσεων;
- η δυνατότητα ρύθμισης της λειτουργίας κατανομής φορτίου ομοιόμορφα σε καθεμία από τις γραμμές της πόλης.
Τώρα ξέρετε πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο. Ήρθε η ώρα να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στα κύρια χαρακτηριστικά αυτής της συσκευής.
Βασικά χαρακτηριστικά του PBX
Το PBX γραφείου έχει τις ακόλουθες κύριες λειτουργίες:
- Προώθηση κλήσεων. Αυτή η λειτουργία είναι η πιο δημοφιλής ανεξάρτητα από τον τύπο της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Σας επιτρέπει να προωθήσετε μια εισερχόμενη κλήση σε φαξ ή σε συγκεκριμένο υπάλληλο της εταιρείας. Για να το κάνετε αυτό, απλώς καλέστε τον κατάλληλο αριθμό επέκτασης στο ιδιόκτητο τηλέφωνο και κλείστε το τηλέφωνο. Το εξωτερικό μέρος θα ακούσει τη μελωδία μέχρι να δημιουργηθεί μια νέα σύνδεση. Εάν ένας συγκεκριμένος υπάλληλος δεν είναι παρών ή η γραμμή του είναι απασχολημένη, η εξωτερική κλήση θα επιστραφεί ξανά στο τηλέφωνο συστήματος.
- "Υποκλεισμός" της κλήσης. Αυτή η λειτουργία είναι απαραίτητη στην περίπτωση που ένας από τους υπαλλήλους πήγε σε άλλη επιφάνεια εργασίας και εκείνη τη στιγμή χτύπησε το τηλέφωνό του. Το PBX για το γραφείο επιτρέπει σε αυτόν τον εργαζόμενο να δέχεται την κλήση ακόμα και όταν κινείται περιμετρικά. Για να γίνει αυτό, ο υπάλληλος θα πρέπει να καλέσει έναν συγκεκριμένο συνδυασμό αριθμών σε οποιαδήποτε από τις συσκευές.
- Λάβετε μια κλήση κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Εάν ληφθεί μια παράλληλη κλήση κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, θα ακουστεί ένα συγκεκριμένο σήμα στο ακουστικό. Καλώντας έναν απλό κωδικό, μπορείτε να απαντήσετε σε αυτήν την κλήση.
- Παραγγελία σύνδεσης. Σε περίπτωση ανεπιτυχών προσπαθειών να καλέσετε έναν αριθμό σταθερού τηλεφώνου που είναι συνεχώς απασχολημένος, πρέπει να καλέσετε έναν ειδικό κωδικό. Το mini-PBX θα ειδοποιήσει ότι η απαιτούμενη γραμμή είναι δωρεάν και η σύνδεση θα πραγματοποιηθεί αυτόματα.
- "Ακολούθησέ με." Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να προωθείτε σε οποιαδήποτε από τις επεκτάσεις εντός της περιμέτρου του γραφείου. Έτσι, ο εργαζόμενος μπορεί να μην βρίσκεται στο χώρο εργασίας, αλλά όλες οι εισερχόμενες κλήσεις του θα απαντώνται από αυτόν.
- Κλήση συνδιάσκεψης. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να προσθέσετε έναν ή περισσότερους επιπλέον συμμετέχοντες σε μια τηλεφωνική συνομιλία. Οι συμμετέχοντες στο συνέδριο μπορεί να είναι εσωτερικοί ή εξωτερικοί.
- Σύνδεση σε μια συνομιλία. Χάρη σε αυτή τη λειτουργία, ο διευθυντής μπορεί να συνδεθεί με οποιονδήποτε από τους υφισταμένους ανά πάσα στιγμή, ακόμα κι αν υπάρχει τηλεφωνική συνομιλία εκείνη τη στιγμή. Μόνο ένας συνδρομητής με το αντίστοιχο επίπεδο προτεραιότητας μπορεί να συμμετάσχει στη συνομιλία. Αυτή η διαδικασία συνοδεύεται από ένα ηχητικό σήμα. Κατά την εγκατάσταση και τη διαμόρφωση του PBX εκχωρούνται τα κατάλληλα επίπεδα προτεραιότητας.
Πρόσθετες λειτουργίες PBX
Εκτός από τις βασικές λειτουργίες που έχουν από προεπιλογή τα PBX γραφείου, υπάρχει μια σειρά από πρόσθετες λειτουργίες που είναι χρήσιμες σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Μερικές από αυτές περιγράφονται παρακάτω.
Εάν η γραμματέας που δέχεται κλήσεις στο αποκλειστικό τηλέφωνο είναι απασχολημένη, η εισερχόμενη κλήση μπορεί να μπει στην ουρά. Σε αυτήν την περίπτωση, ο εξωτερικός συνδρομητής δεν θα ακούσει ηχητικά σήματα, αλλά ένα φωνητικό μήνυμα που μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας. Μπορεί να είναι είτε ένα διαφημιστικό μήνυμα είτε ένα απλό αίτημα να παραμείνετε στη γραμμή.
Μια άλλη επιλογή για να ανακουφίσετε λίγο τη γραμματέα είναι να επιτρέψετε στους εξωτερικούς συνδρομητές να καλέσουν ανεξάρτητα τον απαιτούμενο εσωτερικό αριθμό ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου της εταιρείας.
Η δυνατότητα χρήσης επεξεργαστών ομιλίας σάς επιτρέπει να παρέχετε σε κάθε επέκταση έναν τηλεφωνητή. Επιπλέον, αυτός ο τηλεφωνητής καθιστά δυνατό τον χειρισμό εισερχόμενων κλήσεων χωρίς τη συμμετοχή χειριστή.
Για να προσδιορίσετε ποιος από τους υπαλλήλους πραγματοποίησε ποιες υπεραστικές ή διεθνείς κλήσεις, μπορείτε να δώσετε σε καθέναν από τους υπαλλήλους έναν προσωπικό κωδικό, χρησιμοποιώντας τον οποίο το άτομο θα μπορεί να χρησιμοποιεί υπεραστική επικοινωνία. Εάν ο υπάλληλος δεν έχει ειδικό σύνολο αριθμών, τότε δεν θα μπορεί να καλέσει τη γραμμή διοδίων.
Τα παρακάτω θα περιγράψουν τόσο τυπικούς όσο και σύγχρονους τύπους PBX γραφείου.
Αναλογικά PBX
Το αναλογικό mini-PBX μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν ο αριθμός των εσωτερικών συνδρομητών δεν είναι μεγαλύτερος από πενήντα και δεν επιβάλλονται υψηλές απαιτήσεις στη λειτουργικότητα του τηλεφωνικού δικτύου.
Τέτοιος εξοπλισμός μετατρέπει την ομιλία σε παλμικό ή συνεχές ηλεκτρικό σήμα του οποίου το πλάτος ποικίλλει. Για σήμεραΤα αναλογικά μίνι PBX ημέρας μπορούν να εξυπηρετήσουν έως και 46 θύρες.
Το κύριο πλεονέκτημα αυτού του εξοπλισμού είναι το χαμηλότερο κόστος σε σύγκριση με τον ψηφιακό εξοπλισμό με την ίδια χωρητικότητα. Το μειονέκτημα των αναλογικών PBX είναι ο μικρός αριθμός λειτουργιών σέρβις.
Ψηφιακά PBX
Τα ψηφιακά μίνι PBX επιτρέπουν την εξυπηρέτηση περισσότερων από 50 θυρών. Τέτοιος εξοπλισμός μετατρέπει την ομιλία σε δυαδικές ροές παλμών χρησιμοποιώντας τη μέθοδο PCM.
Τα ψηφιακά PBX είναι πιο ακριβά από τα αναλογικά. Αλλά χάρη σε αυτό, μια τέτοια συσκευή έχει μεγάλο αριθμό λειτουργιών σέρβις. Επίσης, αυτά τα PBX εγκαθίστανται πολύ πιο εύκολα στα γραφεία.
Ασύρματα PBX
Τα ασύρματα μίνι PBX για το γραφείο παρέχουν κινητικότητα στους υπαλλήλους και δεν απαιτούν καλώδια. Όταν χρησιμοποιούν μια τέτοια συσκευή, οι εργαζόμενοι έχουν ραδιοτηλέφωνα με τα οποία μπορούν να κινούνται σε όλη την περίμετρο.
Σε αντίθεση με την κινητή, η ασύρματη είναι δωρεάν. Η χωρητικότητα τέτοιων μίνι αυτόματων τηλεφωνικών κέντρων μπορεί να αυξηθεί χωρίς κανένα πρόβλημα. Η λειτουργία αυτής της σύνδεσης δεν απαιτεί άδειες.
Σε αντίθεση με τα ενσύρματα τηλέφωνα, τα ραδιόφωνα προστατεύονται από υποκλοπές και μυστικές συνδέσεις. Η ποιότητα ήχου κατά τη χρήση ασύρματων PBX χαρακτηρίζεται ως υψηλή.
Εικονικά PBX
Το εικονικό PBX για το γραφείο είναι προϊόν τελευταίας τεχνολογίας. Βρίσκεται στον διακομιστή του παρόχου Διαδικτύου, δεν απαιτεί αγοράπρόσθετος εξοπλισμός και λειτουργεί με βάση το δίκτυο που είναι διαθέσιμο στο γραφείο.
Όταν χρησιμοποιείτε τέτοιο εξοπλισμό, το κόστος επικοινωνίας μειώνεται στο ελάχιστο. Εάν είναι απαραίτητο, η επέκταση της χωρητικότητας αυτού του mini-PBX πραγματοποιείται πολύ γρήγορα.
Εάν το γραφείο έχει αλλάξει τοποθεσία, δεν χρειάζεται να αλλάξετε τους υπάρχοντες αριθμούς τηλεφώνου. Επίσης, δεν χρειάζεται να καλέσετε ειδικούς για να εγκαταστήσουν και να συνδέσουν ένα τέτοιο μίνι PBX - όλος ο έλεγχος πραγματοποιείται μέσω Διαδικτύου.
PBX με χρήση GSM
GSM mini PBX για το γραφείο έχει σχεδιαστεί για να οργανώνει την τηλεφωνική επικοινωνία σε μέρη όπου δεν υπάρχει δυνατότητα κανονικής γραμμής, αλλά υπάρχει σήμα από έναν πάροχο κινητής τηλεφωνίας.
Η
GSM-gateway συμβάλλει στην αύξηση του αριθμού των εξωτερικών γραμμών, ενώ μειώνει το κόστος γραφείου για κινητές επικοινωνίες. Η εγκατάστασή του είναι δυνατή σε οποιοδήποτε κτίριο, πόλη ή χώρα όπου θα είναι διαθέσιμο το δίκτυο IP σας. Το PBX για το γραφείο που χρησιμοποιεί τέτοιο εξοπλισμό παρέχει τη δυνατότητα να πραγματοποιείτε όσο το δυνατόν περισσότερες κλήσεις μέσω κινητού τηλεφώνου χρησιμοποιώντας χρεώσεις διαδικτύου ή εταιρικών χρεώσεων όταν είναι χαμηλότερες από το συνηθισμένο κόστος των κλήσεων.
Εγκατάσταση PBX
Η εγκατάσταση ενός mini-PBX για το γραφείο περιλαμβάνει σχεδιασμό και εξοπλισμό. Ακούγοντας τη γνώμη ενός ειδικού για τη σύνδεση τέτοιου εξοπλισμού, πρέπει να προσδιορίσετε τις πιο σχετικές επιλογές για εσάς και την απαιτούμενη χωρητικότητα του τηλεφωνικού κέντρου.
Το επόμενο στάδιο εγκατάστασης είναι η εγκατάσταση του εξοπλισμού. Συνήθως αυτόβρίσκεται μέσα σε ειδικό ντουλάπι. Μετά από αυτό, συνδέονται εξωτερικές και εσωτερικές θύρες, διασταυρώνονται και σημειώνονται όλα τα καλώδια και πραγματοποιείται η διαδικασία αρχικής δοκιμής του συστήματος.
Το επόμενο βήμα είναι ο προγραμματισμός και η ρύθμιση ενός mini-PBX. Αυτή η διαδικασία είναι καθαρά ατομική για έναν συγκεκριμένο πελάτη, επειδή οι επιθυμίες και οι απαιτήσεις του καθενός είναι διαφορετικές.
Εάν τα γραφεία της εταιρείας βρίσκονται σε πολλά κτίρια, τότε καθένα από αυτά θα πρέπει να εγκαταστήσει το δικό του μίνι PBX, το οποίο θα αλληλεπιδρά μεταξύ τους χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή ή αναλογική γραμμή σύνδεσης. Συνήθως, χρησιμοποιείται ένα τηλέφωνο συστήματος εγκατεστημένο στη γραμματέα. Το υπόλοιπο προσωπικό θα πρέπει να διαθέτει συμβατικές συσκευές. Εάν καταστεί απαραίτητο να τροφοδοτήσετε όλους τους υπαλλήλους με τηλέφωνα συστήματος, θα χρειαστεί να αγοράσετε πρόσθετες κάρτες συστήματος για το PBX, κάτι που θα συνεπάγεται πρόσθετο κόστος.
Συμπέρασμα
Το Mini-PBX για το γραφείο είναι μια ειδική συσκευή για ομοιόμορφη κατανομή φορτίου μεταξύ των τηλεφωνικών γραμμών συνδρομητών. Η χρήση τέτοιου εξοπλισμού σάς επιτρέπει να κατευθύνετε τις εισερχόμενες κλήσεις σε οποιαδήποτε συσκευή επικοινωνίας, να τις προωθείτε, να ορίζετε τη λειτουργία αναμονής. Αυτή η σύγχρονη συσκευή σας επιτρέπει να οργανώσετε αποτελεσματικά τις εργασίες της επιχείρησης και να μειώσετε το κόστος των τηλεφωνικών επικοινωνιών. Το άρθρο περιγράφει πώς να επιλέξετε ένα PBX για το γραφείο και πώς να το εγκαταστήσετε.
