Η ροή εργασιών νοείται ως οι κανόνες με τους οποίους οι υπογεγραμμένες λύσεις προωθούνται σε μια επιχείρηση ή ένα ίδρυμα από τη στιγμή που παραλαμβάνονται μέχρι την αρχειακή αποθήκευση. Η βάση αυτής της έννοιας είναι η παραλαβή ενός εγγράφου, η εξέταση του, η μεταφορά του στα εκτελεστικά όργανα, τα οργανωτικά μέτρα για την εκτέλεση, η πιστοποίηση, η εκτέλεση, η αποθήκευση.
Αυτή είναι μια διαδικασία που λαμβάνει υπόψη τις περιπτώσεις κίνησης του εγγράφου μαζί με την ταχύτητα μετακίνησής του μέσω αυτών των περιπτώσεων. Η ροή εγγράφων είναι μια διαδικασία που πρέπει να συσχετίζεται με τις δραστηριότητες πληροφόρησης του διοικητικού μηχανισμού, με την τεκμηρίωση κάθε μεμονωμένης απόφασης, την αποθήκευση εγγράφων που ελήφθησαν πρόσφατα.
Ένας τεράστιος αριθμός ελλείψεων στις δραστηριότητες πολλών διοικητικών μηχανισμών συνδέεται ακριβώς με την κακή οργάνωση της διακίνησης εγγράφων. Για παράδειγμα, η διαδικασία κυκλοφορίας ενός εγγράφου απόφασης διαχείρισης θα πρέπει να περιλαμβάνει τρία υποχρεωτικά στοιχεία:
- πληροφοριακή υποστήριξη για την απόφαση που λαμβάνεται (αυτό περιλαμβάνει αξιόπιστες πληροφορίες,επιβεβαίωση της ορθότητας της απόφασης);
- τεκμηρίωση της ίδιας της απόφασης (ρυθμιστικό έγγραφο);
- έλεγχος υλοποίησης (που περιλαμβάνει την οργάνωση της προτεινόμενης εργασίας, μεθόδους ολοκλήρωσης της εργασίας, συμμόρφωση με προϋποθέσεις και προθεσμίες).
Όπως φαίνεται από το παραπάνω παράδειγμα, η ροή εργασιών είναι η συλλογή πληροφοριών βάσει των οποίων θα εκδοθεί διοικητική απόφαση. προετοιμασία της ίδιας της απόφασης, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας, του συντονισμού, της σύνταξης έως την έγκριση. Όλα τα παραπάνω στάδια απαιτούν τη μετακίνηση του εγγράφου όχι μόνο μεταξύ δομικών τμημάτων της επιχείρησης, αλλά και μεταξύ εκτελεστών, από τεχνικούς, ειδικούς έως διευθυντές. Το συμπέρασμα από αυτό το παράδειγμα είναι το εξής: όσο μεγαλύτερη είναι η ταχύτητα κίνησης του εγγράφου, όσο υψηλότερη είναι η ποιότητα της εκτέλεσής του σε κάθε συγκεκριμένο στάδιο, τόσο καλύτερη είναι η διαδικασία διαχείρισης της επιχείρησης στο σύνολό της.
Ο ίδιος ο όρος εμφανίστηκε στη βιβλιογραφία ήδη από τη δεκαετία του 1920. Τότε πιστευόταν ότι η ροή εργασίας είναι η οργάνωση της εργασίας που στοχεύει στην ορθολογική κατασκευή του κρατικού μηχανισμού στο σύνολό του, την κατανομή των ευθυνών μεταξύ των διαφόρων ερμηνευτών και υπηρεσιών. Το 1931, το Ινστιτούτο Τεχνολογίας Διοίκησης έκανε την πρώτη προσπάθεια να ρυθμίσει τις ενιαίες αρχές οργάνωσης της εργασίας γραφείου. Καθορίστηκαν οι κανόνες σύμφωνα με τους οποίους θα έπρεπε να γίνεται η αποδοχή και παράδοση των εγγράφων, οι κανόνες εκτέλεσης και ο κανονισμός υπογραφής. Τα ακόλουθα στάδια οικονομικής ανάπτυξης έλαβαν νομοθετική ρύθμιση μιας τέτοιας έννοιας όπωςεργασίες γραφείου, όπου η κύρια έμφαση δόθηκε σε επιμέρους τεχνικές λειτουργίες. Το πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων δεν αναφέρθηκε σε αυτές τις νομοθετικές πράξεις, αν και στην πραγματικότητα όλα συνήφθησαν στην οργάνωση της διακίνησης εγγράφων. Ξεκινώντας το 1974, υπογράφηκε το κύριο έγγραφο που ρυθμίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων, η οποία εξακολουθεί να ισχύει.
Αυτό το νομοσχέδιο ονομάζεται "Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Κρατικών Αρχείων" (USSD), οι παράγραφοι του οποίου είναι αφιερωμένες στην οργάνωση της διακίνησης εγγράφων, τις τεχνολογικές μεθόδους επεξεργασίας τους και τους κανόνες εφαρμογής. Αυτή η συλλογή διατυπώνει τον βασικό κανόνα: "Η ροή εγγράφων είναι η λειτουργική κίνηση ενός εγγράφου στη συντομότερη διαδρομή, συμπεριλαμβανομένου του ελάχιστου χρόνου και του κόστους εργασίας." Μόνο με την εφαρμογή του εγκεκριμένου κανόνα στην πράξη, μπορεί κανείς να υπολογίζει στη βελτίωση της ζωής του πληθυσμού της χώρας, στην ανάπτυξη της οικονομίας του κράτους.
Για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι χρειάζονται έξυπνοι, πειθαρχημένοι, υπεύθυνοι ηγέτες, για τους οποίους η εισαγωγή μιας ροής εργασιών με βάση το USSD θα είναι θέμα τιμής και συνείδησης.
