Βίντεο: Η διαχείριση εγγράφων είναι ένας σημαντικός κρίκος στις εργασίες γραφείου
2024 Συγγραφέας: Henry Conors | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-02-12 05:57
Η ροή εργασιών νοείται ως οι κανόνες με τους οποίους οι υπογεγραμμένες λύσεις προωθούνται σε μια επιχείρηση ή ένα ίδρυμα από τη στιγμή που παραλαμβάνονται μέχρι την αρχειακή αποθήκευση. Η βάση αυτής της έννοιας είναι η παραλαβή ενός εγγράφου, η εξέταση του, η μεταφορά του στα εκτελεστικά όργανα, τα οργανωτικά μέτρα για την εκτέλεση, η πιστοποίηση, η εκτέλεση, η αποθήκευση.
Αυτή είναι μια διαδικασία που λαμβάνει υπόψη τις περιπτώσεις κίνησης του εγγράφου μαζί με την ταχύτητα μετακίνησής του μέσω αυτών των περιπτώσεων. Η ροή εγγράφων είναι μια διαδικασία που πρέπει να συσχετίζεται με τις δραστηριότητες πληροφόρησης του διοικητικού μηχανισμού, με την τεκμηρίωση κάθε μεμονωμένης απόφασης, την αποθήκευση εγγράφων που ελήφθησαν πρόσφατα.
Ένας τεράστιος αριθμός ελλείψεων στις δραστηριότητες πολλών διοικητικών μηχανισμών συνδέεται ακριβώς με την κακή οργάνωση της διακίνησης εγγράφων. Για παράδειγμα, η διαδικασία κυκλοφορίας ενός εγγράφου απόφασης διαχείρισης θα πρέπει να περιλαμβάνει τρία υποχρεωτικά στοιχεία:
- πληροφοριακή υποστήριξη για την απόφαση που λαμβάνεται (αυτό περιλαμβάνει αξιόπιστες πληροφορίες,επιβεβαίωση της ορθότητας της απόφασης);
- τεκμηρίωση της ίδιας της απόφασης (ρυθμιστικό έγγραφο);
- έλεγχος υλοποίησης (που περιλαμβάνει την οργάνωση της προτεινόμενης εργασίας, μεθόδους ολοκλήρωσης της εργασίας, συμμόρφωση με προϋποθέσεις και προθεσμίες).
Όπως φαίνεται από το παραπάνω παράδειγμα, η ροή εργασιών είναι η συλλογή πληροφοριών βάσει των οποίων θα εκδοθεί διοικητική απόφαση. προετοιμασία της ίδιας της απόφασης, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας, του συντονισμού, της σύνταξης έως την έγκριση. Όλα τα παραπάνω στάδια απαιτούν τη μετακίνηση του εγγράφου όχι μόνο μεταξύ δομικών τμημάτων της επιχείρησης, αλλά και μεταξύ εκτελεστών, από τεχνικούς, ειδικούς έως διευθυντές. Το συμπέρασμα από αυτό το παράδειγμα είναι το εξής: όσο μεγαλύτερη είναι η ταχύτητα κίνησης του εγγράφου, όσο υψηλότερη είναι η ποιότητα της εκτέλεσής του σε κάθε συγκεκριμένο στάδιο, τόσο καλύτερη είναι η διαδικασία διαχείρισης της επιχείρησης στο σύνολό της.
Ο ίδιος ο όρος εμφανίστηκε στη βιβλιογραφία ήδη από τη δεκαετία του 1920. Τότε πιστευόταν ότι η ροή εργασίας είναι η οργάνωση της εργασίας που στοχεύει στην ορθολογική κατασκευή του κρατικού μηχανισμού στο σύνολό του, την κατανομή των ευθυνών μεταξύ των διαφόρων ερμηνευτών και υπηρεσιών. Το 1931, το Ινστιτούτο Τεχνολογίας Διοίκησης έκανε την πρώτη προσπάθεια να ρυθμίσει τις ενιαίες αρχές οργάνωσης της εργασίας γραφείου. Καθορίστηκαν οι κανόνες σύμφωνα με τους οποίους θα έπρεπε να γίνεται η αποδοχή και παράδοση των εγγράφων, οι κανόνες εκτέλεσης και ο κανονισμός υπογραφής. Τα ακόλουθα στάδια οικονομικής ανάπτυξης έλαβαν νομοθετική ρύθμιση μιας τέτοιας έννοιας όπωςεργασίες γραφείου, όπου η κύρια έμφαση δόθηκε σε επιμέρους τεχνικές λειτουργίες. Το πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων δεν αναφέρθηκε σε αυτές τις νομοθετικές πράξεις, αν και στην πραγματικότητα όλα συνήφθησαν στην οργάνωση της διακίνησης εγγράφων. Ξεκινώντας το 1974, υπογράφηκε το κύριο έγγραφο που ρυθμίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων, η οποία εξακολουθεί να ισχύει.
Αυτό το νομοσχέδιο ονομάζεται "Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Κρατικών Αρχείων" (USSD), οι παράγραφοι του οποίου είναι αφιερωμένες στην οργάνωση της διακίνησης εγγράφων, τις τεχνολογικές μεθόδους επεξεργασίας τους και τους κανόνες εφαρμογής. Αυτή η συλλογή διατυπώνει τον βασικό κανόνα: "Η ροή εγγράφων είναι η λειτουργική κίνηση ενός εγγράφου στη συντομότερη διαδρομή, συμπεριλαμβανομένου του ελάχιστου χρόνου και του κόστους εργασίας." Μόνο με την εφαρμογή του εγκεκριμένου κανόνα στην πράξη, μπορεί κανείς να υπολογίζει στη βελτίωση της ζωής του πληθυσμού της χώρας, στην ανάπτυξη της οικονομίας του κράτους.
Για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι χρειάζονται έξυπνοι, πειθαρχημένοι, υπεύθυνοι ηγέτες, για τους οποίους η εισαγωγή μιας ροής εργασιών με βάση το USSD θα είναι θέμα τιμής και συνείδησης.
Συνιστάται:
Η υγρασία είναι ένας σημαντικός δείκτης
Συχνά από τις οθόνες της τηλεόρασης ή τα ηχεία του ραδιοφώνου ακούμε για την πίεση και την υγρασία του αέρα. Αλλά λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν από τι εξαρτώνται οι δείκτες τους και πώς αυτές ή αυτές οι αξίες επηρεάζουν το ανθρώπινο σώμα
Η σωματική δραστηριότητα και ο αθλητισμός είναι μια εναλλακτική λύση στις κακές συνήθειες. Παν-ρωσική δράση "Αθλητισμός - μια εναλλακτική στις κακές συνήθειες"
Κάθε άτομο από την κούνια γνωρίζει ότι ο αθλητισμός βελτιώνει την υγεία και οι κακές συνήθειες την καταστρέφουν. Συνειδητά, κανείς δεν θέλει να θέσει το σώμα του σε κίνδυνο. Δεν υπάρχει σχεδόν κανένας άνθρωπος που θα προτιμούσε να αρρωσταίνει περισσότερο και να πεθάνει νωρίς. Ωστόσο, δεν επιλέγουν όλοι μια υγιεινή ζωή. Η αντίφαση μεταξύ της ανάγκης να ζεις πολύ και της απροθυμίας να αρνηθείς στον εαυτό σου αμφίβολες απολαύσεις μπορεί να θεωρηθεί ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα για τη διατήρηση και την ενίσχυση της υγείας των πολιτών
Τάρανδος: ένας αναγνώστης, ένας θεριστής και ένας παίκτης στο σωλήνα
Σχεδόν όλοι οι βόρειοι λαοί οφείλουν την ύπαρξή τους σε αυτό το ευγενές ζώο. Για αυτούς, το ελάφι δεν είναι μόνο ένα απαραίτητο μέσο μεταφοράς κατά μήκος του βόρειου αδιάβατου, αλλά και τροφή και ένδυση. Συναντώ! Ο ήρωάς μας είναι ένας τάρανδος
Η οικονομική διαχείριση είναι αυτό που πρέπει να είναι στην επιχείρησή σας
Οικονομική διαχείριση είναι οι τεχνικές, τα εργαλεία και οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται σε μια επιχείρηση προκειμένου να αυξηθεί η κερδοφορία και να ελαχιστοποιηθούν οι κίνδυνοι αφερεγγυότητας. Επιδιώκει έναν κύριο στόχο - να λάβει το μέγιστο δυνατό όφελος από τις δραστηριότητες του οργανισμού, ενεργώντας προς το συμφέρον των ιδιοκτητών
Η μέγιστη επιτρεπόμενη συγκέντρωση (MAC) είναι ένας σημαντικός δείκτης του περιβάλλοντος
Μέγιστη επιτρεπόμενη συγκέντρωση (MPC) είναι ένας εγκεκριμένος δείκτης που περιλαμβάνεται στα κανονιστικά έγγραφα, τα οποία παρουσιάζουν τις απαιτήσεις και τις συστάσεις των κρατικών κέντρων υγιεινής και υγιεινής για την αποτελεσματική και ασφαλή χρήση των φυσικών πόρων