Το μητρώο είναι μια λίστα ή λίστα. Σύμφωνα με μια άλλη ερμηνεία, αυτή η λέξη σημαίνει βιβλίο για καταγραφή εγγράφων, περιουσιακών στοιχείων και άλλων θεμάτων.
Κατά τη διάρκεια της εργασίας οποιασδήποτε εταιρείας, δημιουργούνται έγγραφα που αντικατοπτρίζουν την ουσία των δραστηριοτήτων της. Ο αριθμός τέτοιων εγγράφων αυξάνεται συνεχώς. Η αποθήκευση και η καταστροφή τέτοιων αρχείων υπόκειται σε κανονισμούς που ορίζονται από ομοσπονδιακές υπηρεσίες.
Για να μην έχει η εταιρεία σπίτι με χαρτιά χρειάζεται ληξιαρχείο. Ένας μεγάλος αριθμός εγγράφων πρέπει να είναι δομημένος και συστηματοποιημένος. Το μητρώο είναι ένα σύστημα που θα διευκολύνει πολύ την εργασία με τα χαρτιά και θα σας επιτρέψει να τα βρείτε στο συντομότερο δυνατό χρόνο.
Η αρχειοθέτηση και η αποθήκευση εγγράφων είναι μια εργασία έντασης εργασίας. Αλλά κάθε μεγάλη επιχείρηση πρέπει να εφαρμόσει ένα τέτοιο σύστημα. Στο μητρώο εγγράφων καταχωρούνται μεγάλες ποσότητες χαρτιού και ψηφιακών πληροφοριών.
Ειδικοί εργάζονται με οποιαδήποτε δεδομένα:
- πιστωτικές και ασφαλιστικές υποθέσεις;
- συμβόλαια προμήθειας;
- προώθηση φορτωτικών;
- λογιστικά έγγραφα και έγγραφα προσωπικού, κ.λπ.
Η εγγραφή της εργασίας περιλαμβάνει:
- Καταχώριση από ειδικούς σετον πίνακα περιεχομένων κάθε περίπτωσης του καταλόγου των εγγράφων που αποτελούν μέρος της.
- Εισαγωγή αυτής της λίστας στο ηλεκτρονικό μητρώο.
- Ρύθμιση των περιόδων διατήρησης για κάθε τύπο εγγράφου ή την ομάδα του.
- Εάν η υπόθεση είναι αποθηκευμένη στο αρχείο, τότε ο αριθμός του πλαισίου όπου βρίσκεται αναφέρεται στο μητρώο.
Κατά την ανάπτυξη μιας νέας τεχνικής εργασίας για το προτεινόμενο έργο, καθορίζεται ο όγκος των πληροφοριών που θα εισαχθούν στο απόθεμα.
Το μητρώο είναι μια λίστα πληροφοριών που καταχωρούνται σε ένα περιοδικό ή σε ηλεκτρονικά μέσα. Κάθε ομάδα εγγράφων έχει τον δικό της σύντομο πίνακα περιεχομένων. Δείγμα καταλόγου:
- προσωπικά αρχεία για το τμήμα προσωπικού;
- εταιρικά λογιστικά έγγραφα;
- συνήψε συμφωνίες του οργανισμού;
- ασφαλιστήρια συμβόλαια;
- δανειακές συμβάσεις;
- τεχνική τεκμηρίωση για οργανισμούς αρχιτεκτονικού σχεδιασμού, - περιοδικά;
- ένας κατάλογος όλων των εταιρικών εγγράφων με απόθεμα ή εγγραφή.
Η σύνταξη μητρώων στην εταιρεία μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο εύρεσης εγγράφου και πόρων. Σε μεγάλες εταιρείες, δεν μπορεί κανείς να κάνει χωρίς αυστηρή απογραφή και ομαδοποίηση όλης της τεκμηρίωσης. Αλλά οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν επίσης να εφαρμόσουν ένα τέτοιο λογιστικό σύστημα.
Ένας οργανισμός που ασχολείται με το λιανικό εμπόριο λαμβάνει υπόψη τα αγαθά όχι μόνο σε τιμές παραγωγού, αλλά και σε τιμές πώλησης. Με ποιο κόστος θα τηρηθεί η λογιστική των εμπορευμάτων, αποφασίζει η εμπορική εταιρεία. Διαμόρφωση τιμήςοι πωλήσεις πρέπει να τεκμηριώνονται. Στη λιανική, καταρτίζεται μητρώο για κάθε προϊόν. Αυτό καθιστά δυνατή την τήρηση αρχείων για κάθε μονάδα παραγωγής, ανά τιμή αγοράς και πώληση.
Δεν υπάρχει κανένα δείγμα σύμφωνα με το οποίο φυλάσσονται τα εμπορεύματα. Ο εμπορικός οργανισμός συντάσσει ανεξάρτητα το έντυπο του εγγράφου "Μητρώο τιμών", το οποίο περιέχει πλήρεις πληροφορίες για το προϊόν και τα στοιχεία του. Τέτοιο χαρτί συντάσσεται καθημερινά για όλα τα εισερχόμενα αγαθά. Ο επικεφαλής της εταιρείας εγκρίνει τη λιανική τιμή.
