Η λέξη πρωτόκολλο είναι στα χείλη όλων. Οι υπάλληλοι του γραφείου το ακούν τακτικά κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, οι αστυνομικοί το χρησιμοποιούν στις επαγγελματικές τους δραστηριότητες και οι αρχηγοί κρατών και οι διπλωμάτες αναγκάζονται να τηρούν τους κανόνες που υπαγορεύει ο ίδιος. Τι είναι ένα πρωτόκολλο; Θα το μάθουμε παρακάτω.
Έννοια του πρωτοκόλλου
Όπως πολλοί άλλοι όροι, αυτή η λέξη έχει πολλές σημασίες. Όλα εξαρτώνται από το πεδίο δραστηριότητας στο οποίο εφαρμόζεται η επιθυμητή ιδέα. Λοιπόν, ας δούμε τις πιο συνηθισμένες καταστάσεις όταν συνηθίζεται να μιλάμε για το πρωτόκολλο.
Όταν πρόκειται για το επιχειρηματικό περιβάλλον, το πρωτόκολλο είναι ένα έγγραφο που περιγράφει το γεγονός που λαμβάνει χώρα (συνεδρίαση, συνεδρίαση, διοικητικό συμβούλιο, κ.λπ.).
Έχουμε ήδη αναφέρει παραπάνω για την αστυνομία, η οποία επίσης συχνά συντάσσει ένα παρόμοιο έγγραφο. Στην περίπτωση αυτή, υπονοείται η διαπίστωση του γεγονότος εγκλήματος ή αδικήματος.
Στη διεθνή μορφή, το πρωτόκολλο είναι ένα σύνολο κανόνων που πρέπει να τηρούνται κατά τις επίσημες συναντήσεις μεταξύ κυβερνητικών αξιωματούχων, καθώς και διπλωματικών προσώπων. Για παράδειγμα, υπάρχει πρωτόκολλο συναντήσεων των επικεφαλήςπολιτείες ή πραγματοποιεί επίσκεψη στον Πρόεδρο.
Ωστόσο, σε αυτό το άρθρο θα επικεντρωθούμε στην έννοια των επιχειρηματικών πρωτοκόλλων.
λεπτά συνάντησης
Οι επαγγελματικές συναντήσεις αποτελούν αναπόσπαστο μέρος όλων των διαδικασιών σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Μπορούν να πραγματοποιηθούν επίσημα, λαμβάνοντας υπόψη την καθορισμένη ώρα και μόνο στο γραφείο. Τα άτυπα επαγγελματικά ραντεβού είναι επίσης πολύ δημοφιλή. Στη δεύτερη περίπτωση, μπορείτε να κάνετε χωρίς επιβεβαίωση πρωτοκόλλου της συνομιλίας. Εάν η συνάντηση είναι επίσημη, τότε πρέπει να είναι γραπτή σύμφωνα με όλους τους κανόνες.
Τα πρακτικά τηρούνται από τον γραμματέα ή άλλο πρόσωπο με τέτοια εξουσία. Για να παρακολουθείτε τη ροή της συζήτησης, προσπαθήστε να βρείτε μια πρόχειρη λίστα θεμάτων που θα συζητηθούν στη συνάντηση. Θα ήταν επίσης χρήσιμο να έχετε μια συσκευή εγγραφής φωνής για να μην χάσετε τις λεπτομέρειες, επειδή το πρωτόκολλο είναι μια πολύ λεπτομερής περιγραφή μιας επαγγελματικής εκδήλωσης.
Τα ονόματα των παρόντων και των απόντες πρέπει να καταγράφονται. Για τον εαυτό σας, μπορείτε να κάνετε σημειώσεις σχετικά με την τοποθεσία όλων όσοι ήρθαν στη σύσκεψη, προκειμένου να υποδείξετε την πατρότητα ορισμένων λέξεων χωρίς σφάλματα.
Στην αρχή κάθε συνάντησης, καθορίζεται η σειρά με την οποία θα εξεταστούν οι ερωτήσεις, φροντίστε να την σημειώσετε αυτολεξεί.
Εάν υπήρξε ψηφοφορία στη συνεδρίαση, υποδείξτε τα αποτελέσματά της (πόσα άτομα ψήφισαν "υπέρ" και πόσα ψήφισαν "κατά"). Σε περίπτωση που ήταν μικρός ο αριθμός των παρόντων στη συνεδρίαση, έχετε τη δυνατότητα να σημειώσετε και τα ονόματα και τα επώνυμα όλων όσων ψήφισαν.
Μην καθυστερείτεκαταθέτοντας το πρωτόκολλο στο πίσω μέρος, γιατί κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου μπορείτε να ξεχάσετε τις λεπτομέρειες της συνάντησης.
Πρακτικά διαπραγματεύσεων
Οι διαπραγματεύσεις διαφέρουν από μια κανονική επαγγελματική συνάντηση στο ότι συνήθως συζητούν ένα ή δύο θέματα που παίζουν μεγάλο ρόλο και για τα δύο μέρη. Σε αυτή την περίπτωση, το πρωτόκολλο είναι μια ευκαιρία να καταγραφούν όλες οι αποχρώσεις της συνομιλίας και οι απαιτήσεις των μερών. Το υπό εξέταση ζήτημα δεν επιλύεται πάντα αμέσως μετά τις πρώτες διαπραγματεύσεις, επομένως οι διευθυντές ή άλλοι υπάλληλοι χρειάζονται χρόνο και πλήρεις πληροφορίες για τη συνάντηση.
Το πρωτόκολλο διαπραγματεύσεων συντάσσεται σύμφωνα με την ίδια αρχή όπως κάθε επιχειρηματικό έγγραφο.
Είναι απαραίτητο να αναφέρετε την ημερομηνία του περιγραφόμενου συμβάντος, τον αριθμό του εγγράφου και την πλήρη έκδοση του τίτλου. Ακολουθεί εισαγωγή, η οποία αναγκαστικά υποδεικνύει τον κατάλογο των παρόντων και τα κύρια θέματα προς συζήτηση.
Στο κύριο μέρος, οι πληροφορίες χωρίζονται συνήθως σε τρία μέρη: «Ακούστηκε», «Μίλησε», «Αποφασίστηκε». Στην πλήρη έκδοση του πρωτοκόλλου, τα λόγια όλων των ομιλητών αναφέρονται κατά λέξη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, εκδίδεται και απόσπασμα από το πρωτόκολλο, που αντιγράφει ένα συγκεκριμένο μέρος του.
