Βασικοί κανόνες και κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας για έναν υπάλληλο γραφείου και έναν δημόσιο υπάλληλο

2024 Συγγραφέας: Henry Conors | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-02-12 05:51

Όταν ξεκινήσετε να εργάζεστε, σύντομα θα συνειδητοποιήσετε ότι η ικανότητα να ακολουθείτε τους βασικούς κανόνες της επιχειρηματικής δεοντολογίας συμβάλλει στην επαγγελματική επιτυχία σε οποιονδήποτε τομέα και εκτιμάται εξίσου με τις επιχειρηματικές ιδιότητες. Θα σας βοηθήσει να ταιριάξετε εύκολα σε οποιαδήποτε ομάδα και να αποκτήσετε γρήγορα αξιοπιστία με τους συναδέλφους και τη διοίκηση, ειδικά αν καταφέρετε γρήγορα να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ της επαγγελματικής και κοσμικής εθιμοτυπίας και μάθετε να επιλέγετε τη σωστή γραμμή συμπεριφοράς.

Βασική επιχειρηματική εθιμοτυπία

Οι καλοί τρόποι σε ένα γραφείο ή ένα κυβερνητικό γραφείο διαφέρουν κάπως από αυτό που θεωρείται αξιοπρεπές (συνήθης) έξω.

• Αν ο αρχηγός είναι άνδρας, οι γυναίκες δεν πρέπει να περιμένουν από αυτόν να σηκωθεί όταν μπαίνουν στο γραφείο. Μολονότι ανάμεσα στα αφεντικά υπάρχουν καλομαθημένοι άντρες που έχουν αυτή τη συνήθεια να έχει φτάσει στο επίπεδο του αντανακλαστικού και που πάντα σηκώνονται όταν μπαίνει μια κυρία στο δωμάτιο, αυτή είναι μια εξαίρεση. Και ας είναι ωραίο, αλλά και πάλι ένας κοσμικός τόνος στη δουλειά είναι ακατάλληλος. Στο γραφείο,σε μια κρατική υπηρεσία, ο άνδρας προϊστάμενος περνάει πρώτος την πόρτα και όταν είστε σε επαγγελματικό ταξίδι, μπαίνει πρώτος στο αυτοκίνητο.
• Οι λέξεις "ευχαριστώ" και "παρακαλώ" σε ένα εργασιακό περιβάλλον είναι ακόμη πιο επιθυμητές από ό,τι στην "κοινωνική ζωή". Ευχαριστήστε τους συναδέλφους σας για οποιαδήποτε, ακόμη και την πιο ασήμαντη υπηρεσία, και μην ξεχνάτε τη «μαγική λέξη» όταν κάνετε ένα αίτημα ή απλώς μεταφέρετε μια εντολή από τους ανωτέρους σας σε έναν από τους υπαλλήλους.
• Να χαμογελάτε πάντα όταν χαιρετάτε συναδέλφους και να τους απαντάτε με ένα χαμόγελο.
• Μιλήστε με τους ανθρώπους με ήρεμο, φιλικό τόνο και δείξτε τους σημάδια προσοχής, ανεξάρτητα από το φύλο τους.
• Αν ο άντρας που περπατάει μπροστά σας προς την πόρτα έχει πολλά έγγραφα, προσπεράστε τον για να ανοίξετε την πόρτα και αφήστε τον να περάσει. Βοήθεια στο γραφείο πρέπει πάντα να είναι αυτός στον οποίο είναι πιο βολικό και βολικό, ωστόσο, στις επίσημες σχέσεις υπάρχει μια σαφής ιεραρχία που πρέπει να αισθάνεστε και να διατηρείτε. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε ντροπαλοί μπροστά στους ανωτέρους σας ή να δείχνετε αυξημένη προσοχή σε κάθε λέξη, όχι, αλλά θα πρέπει να του/της δίνετε τον δέοντα σεβασμό.

Οι αποδεκτοί κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας μπορεί να διαφέρουν σημαντικά όχι μόνο σε διαφορετικούς κλάδους, αλλά και σε μεμονωμένες εταιρείες. Ωστόσο, υπάρχουν κανόνες που πρέπει να τηρούν τόσο οι υπάλληλοι γραφείου όσο και οι δημόσιοι υπάλληλοι. Ανάμεσά τους είναι η τήρηση της ακρίβειας, η συμμόρφωση με την εικόνα της εταιρείας στα ρούχα, η ικανότητα διατήρησης μυστικών και η ικανότητα να αφήνεις προσωπικά προβλήματα εκτός δουλειάς. Ας μιλήσουμε για καθέναν από αυτούς τους κανόνες με περισσότερες λεπτομέρειες.

Η ανάγκη να κάνουμε τα πάντα στην ώρα τους

Οι κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας σε ένα γραφείο, μια κρατική υπηρεσία απαιτούν να έρχεστε πάντα στη δουλειά στην ώρα σας, να ολοκληρώνετε όλες τις εργασίες στην ώρα τους. Καθυστερήσεις, καθυστερήσεις στην εργασία που πρέπει να παραδοθούν ακριβώς στην ώρα της υπόσχεσης είναι απαράδεκτες.

Μην χάσετε ποτέ μια επαγγελματική συνάντηση, ελάτε σε αυτές νωρίς για να μην θέσετε σε κίνδυνο τη φήμη της εταιρείας, όχι μόνο τη δική σας. Εάν πρέπει να καθυστερήσετε, προειδοποιήστε για αυτό εκ των προτέρων, οι αρχές θα πρέπει να γνωρίζουν πού βρίσκεστε. Να θυμάστε ότι η τήρηση της ακρίβειας, η ακρίβεια σε όλα τα θέματα είναι απαραίτητοι κανόνες επιχειρηματικής δεοντολογίας για έναν δημόσιο υπάλληλο και υπάλληλο γραφείου, καθώς και εκδήλωση σεβασμού προς τους άλλους, φυσικό για κάθε μορφωμένο άτομο.

Πώς να ντύνεσαι σωστά για το γραφείο ή την κρατική υπηρεσία

Πρέπει να ακολουθείτε τον κανονικό επαγγελματικό ενδυματολογικό κώδικα.

• Η εμφάνιση ενός υπαλλήλου πρέπει να είναι συνεπής με την εικόνα της εταιρείας, δημιουργώντας μια ευχάριστη εντύπωση, και όταν εργάζεστε σε μια κρατική υπηρεσία, αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό.
• Οι γυναίκες πρέπει να φορούν φούστες και φορέματα που δεν υπερβαίνουν το γόνατο, επιτρέπονται κομμένα παντελόνια. Είναι απαράδεκτο να φοράτε ρούχα φωτεινών, φανταχτερών χρωμάτων με πούλιες, στρας και στενά ρούχα για να εργαστείτε στο γραφείο.
• Οι άντρες πρέπει να επιμείνουν στο επαγγελματικό ντύσιμο, να φορούν κοστούμια, παντελόνια, πουκάμισα με ή χωρίς γραβάτα. Τα τζιν και τα πουλόβερ είναι καλύτερα να αποκλείονται από την γκαρνταρόμπα.
• Μπορείτε να φορέσετε στη δουλειάλιτά κοσμήματα που ταιριάζουν με το ντύσιμο, καθώς και άλλες λεπτομέρειες της φορεσιάς.

Πολιτική απορρήτου

Πρέπει να μπορείτε να κρατάτε τα μυστικά της εταιρείας, κάθε συναλλαγής, χωρίς να επεκτείνετε αυτό το θέμα ούτε με συναδέλφους ούτε με αγαπημένα σας πρόσωπα. Μην διαβάζετε επιστολές που προορίζονται για άλλα άτομα, μεταδώστε όλα τα μηνύματα προσωπικά, χωρίς μεσάζοντες και μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Εάν χρειάζεται να στείλετε φαξ, καλέστε τον παραλήπτη εκ των προτέρων, ώστε να είναι κοντά και να μπορεί να λάβει προσωπικά το έγγραφο ή την επιστολή. Μην ανακατεύετε την προσωπική σας ζωή με τη δουλειά, μην μιλάτε για προβλήματα στη ζωή, αναζητάτε παρηγοριά ή ζητάτε βοήθεια από συναδέλφους. Στο γραφείο, είναι σημαντικό να διατηρείτε την ψυχραιμία και την καλή διάθεση, ανεξάρτητα από την κακή διάθεση. Αυτοί οι κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας για έναν κρατικό αξιωματούχο και υπάλληλο γραφείου πρέπει να τηρούνται αυστηρά.

Εσείς και το αφεντικό σας

Οι κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας για τους υφισταμένους συνεπάγονται μια απομακρυσμένη, μη οικεία έκκληση προς έναν διευθυντή. Ακόμα κι αν το αφεντικό (αφεντικό) είναι κορίτσι ή νεαρός άνδρας λίγο μεγαλύτερος από εσάς, αξίζει να πείτε «εσείς». Εάν βρίσκεστε στο γραφείο του διευθυντή και εισέλθει ένας επιχειρηματικός συνεργάτης ή άλλο αφεντικό, είτε μείνετε είτε φύγετε, πρέπει να αποφασίσει εάν σας ζητήσει να φύγετε, δεν υπάρχει λόγος να αισθάνεστε περιφρονημένοι. Αν ποτέ το αφεντικό σας σας προσβάλει μπροστά σε αγνώστους, μην απαντήσετε με το ίδιο είδος. Εάν είστε αναστατωμένοι, μην πηδήξετε από το γραφείο, προσπαθήστε να βγείτε ήρεμα και να βρείτε ένα απομονωμένο μέρος όπου μπορείτε να ηρεμήσετε. ΔενΣυζητήστε τι συνέβη με τους συναδέλφους. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τα πράγματα με τον διευθυντή σε ώρες εκτός λειτουργίας, ακούγοντας ήρεμα τις επιθυμίες του και εκφράζοντας τα παράπονά σας. Όσο πιο ψηλά είναι το αφεντικό, τόσο πιο δύσκολος είναι ο ρόλος σας και σε ορισμένες περιπτώσεις είναι σημαντικό να θυμάστε τους κανόνες της επιχειρηματικής δεοντολογίας. Εάν ένα ιδιαίτερα σεβαστό άτομο χρειάζεται να συνοδεύεται στο διάδρομο ενός ιδρύματος, πρέπει να ανοίξετε τις πόρτες για να αφήσετε τον σημαντικό επισκέπτη να περάσει και μετά να μετακινηθείτε δίπλα του, μένοντας πίσω μόνο ένα τέταρτο του βήματος. Εάν ο διάδρομος διχαλώνει, θα χρειαστεί να υποδείξετε την κατεύθυνση με μια χαριτωμένη χειρονομία. Εάν ο διάδρομος τυλίγει, μπορείτε να πείτε "Άσε με να σε περπατήσω" και μετά να προχωρήσεις με τόλμη.

Λίγα λόγια για τους κακούς τρόπους

Υπάρχουν κανόνες και κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας που είναι ξεκάθαροι για όλους τους υπαλλήλους: μην διαβάζετε τα γράμματα άλλων ανθρώπων, μιλάτε με αυτοσυγκράτηση και ευγένεια, να είστε φιλικοί με τους συναδέλφους και να κρατάτε απόσταση από τους ανωτέρους. Αλλά μερικές φορές στη δουλειά, γίνεται εξαίρεση σε αυτούς τους κανόνες, για παράδειγμα, όταν πρέπει να βρείτε ένα έγγραφο στο γραφείο ενός άλλου υπαλλήλου που δεν είναι εκεί. Η γενική συμπεριφορά στην υπηρεσία και στο γραφείο πρέπει να είναι αξιοπρεπής, με άψογους τρόπους. Πρέπει συνεχώς να παρακολουθείτε τη συμπεριφορά σας, πώς περπατάτε, επικοινωνείτε, κάθεστε. Να θυμάστε ότι είναι απρεπές να αγγίζετε τη μύτη, τα αυτιά, τα μαλλιά ή άλλα μέρη του σώματος δημόσια.

Τι δεν πρέπει να κάνετε ποτέ στον χώρο εργασίας:

• Μάσησε, διάλεξε τα δόντια σου.
• ροκάνισμα στυλό, μολύβια, χαρτιά ή νύχια.
• Σωστό μακιγιάζ, μανικιούρ, βάψιμο χειλιών στο χώρο εργασίας - αυτοί είναι οι βασικοί κανόνεςεπιχειρηματική εθιμοτυπία για γραμματέα.
• Χασμουρητό χωρίς να καλύπτετε το στόμα σας.
• Βάλτε τα πόδια σας στο τραπέζι, σταυρώστε τα πόδια σας

Απαιτείται καθημερινά:

• Διατηρήστε καθαρά ρούχα, μαλλιά, σώμα, χρησιμοποιήστε αποσμητικό, αλλά όχι άρωμα.
• Φέρτε ένα προσεγμένο μαντήλι.
• Προσέχετε την υγεία των δοντιών σας.

Αυτοί οι κανόνες και οι επιθυμίες είναι απαραίτητοι κανόνες εθιμοτυπίας, σας επιτρέπουν να γίνετε όχι μόνο ένας καλός, πολύτιμος υπάλληλος, αλλά και ένα ευχάριστο άτομο με το οποίο θέλετε να ασχοληθείτε. Η εμφάνιση είναι ο καλύτερος τρόπος για να δείξετε σεβασμό για τους άλλους.

Κανόνες καλών τρόπων στις σχέσεις με συναδέλφους

Όταν ξεκινάς για πρώτη φορά να εργάζεσαι στο γραφείο και γνωρίζεις τους συναδέλφους σου, αρχίζεις να χτίζεις σχέσεις που θα καθορίσουν το κλίμα στην ομάδα και τα αποτελέσματα της κοινής δουλειάς. Πώς να συμπεριφερθείς για να τους κερδίσεις; Να είστε φιλικοί με όλους, αλλά μην προσπαθείτε να πλησιάσετε αμέσως ένα άτομο, δώστε λίγο χρόνο στον εαυτό σας για να γνωρίσετε καλύτερα τους ανθρώπους. Μη διστάσετε να ρωτήσετε τους υπαλλήλους για τη δουλειά, αλλά μην κάνετε προσωπικές συζητήσεις μαζί τους στην αρχή. Μην ανησυχείτε αν δεν καταφέρατε να ενταχθείτε στην ομάδα από την πρώτη μέρα, δεν υπάρχει τίποτα κακό σε αυτό. Πάντα να ευχαριστείτε τους συναδέλφους για τη βοήθειά τους και να θυμάστε να μην υπερβαίνετε τους κανόνες της δεοντολογίας της επαγγελματικής επικοινωνίας.

Για παράδειγμα:

• μην ενοχλείτε τους συναδέλφους σας με τις συνομιλίες σας και μην ανακατεύεστε στις συζητήσεις των άλλων.
• μην κουτσομπολεύεις και μην ακούς κουτσομπολιά, μην κρυφακούς τα άλλατηλεφωνήματα;
• μην συζητάτε θέματα υγείας και λειτουργίας του σώματος με τους συναδέλφους;
• μην προσπαθήσετε να εκφράσετε ή να επιβάλλετε την προσωπική σας γνώμη σε καμία περίπτωση;
• μην επιπλήξεις κανέναν παρουσία αγνώστων, ακόμα κι αν έχεις δίκιο τρεις φορές, ξαφνικά έχασες την ψυχραιμία σου - ζητήστε αμέσως συγγνώμη.
• μην προσποιείστε ότι είστε πιο απασχολημένοι από τους άλλους, μερικές φορές μπορείτε να ζητήσετε ευγενικά από τους συναδέλφους σας να μην κάνουν θόρυβο, αλλά κάντε το ευγενικά και χωρίς να τηλεφωνήσετε;
• μην είστε εγωιστές, με τον επίσημο ζήλο σας, προσπαθήστε να μην βλάψετε τους συναδέλφους σας για να κερδίσετε κάποιο πλεονέκτημα ή να κερδίσετε την εύνοια με τους ανωτέρους σας.

Και ο κύριος κανόνας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, τόσο για έναν υπάλληλο γραφείου όσο και για έναν δημόσιο υπάλληλο, είναι: «Πρέπει να είσαι ευγενικός, διακριτικός, ευγενικός και ανεκτικός στις συναλλαγές με τους συναδέλφους και τη διοίκηση, χωρίς να ασχολείσαι ποτέ με τα συναισθήματά σου."

Τηλεφωνική εθιμοτυπία για γραμματέα

Οι πρώτες εντυπώσεις μιας εταιρείας γίνονται συχνά μέσω τηλεφώνου και είναι δύσκολο να απαλλαγούμε από μια κακή πρώτη εντύπωση. Πολύ συχνά, όταν καλείτε μια εταιρεία για επαγγελματικούς λόγους, μπορείτε να συναντήσετε μια απάντηση που δεν έχει να κάνει με την επαγγελματική δεοντολογία ή με απλούς κανόνες ευγένειας. Κάποιοι υπάλληλοι απαντούν στο τηλέφωνο του γραφείου σαν να κάνουν χάρη, άλλοι δεν θεωρούν απαραίτητο να αναφέρουν την εταιρεία ή το τμήμα. Και όλοι γνωρίζουν πόσο ευχάριστο είναι να μιλάς στο τηλέφωνο μετά από αυτό με καλοσυνάτους ανθρώπους που απαντούν γρήγορα, ευγενικά και εκφράζουν την προθυμία τους να βοηθήσουν.

Τηλεφωνικές κλήσεις συνήθως απαντά ο γραμματέας, αλλά όχι μόνο αυτός, αλλά όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τους βασικούς κανόνες της επαγγελματικής επικοινωνίας, τους οποίους είναι σημαντικό να ακολουθείτε όταν επικοινωνείτε στο τηλέφωνο.

• Μην κάνετε τους ανθρώπους να περιμένουν μια απάντηση, σηκώστε αμέσως το τηλέφωνο και απαντήστε. Εάν δεν μπορείτε να μιλήσετε, ζητήστε να καλέσετε ξανά, μην κάνετε τον καλούντα να περιμένει. Και η σύνδεση της μουσικής στη γραμμή για να καλύψει ένα κενό θεωρείται κακή συμπεριφορά.
• Αμέσως αφού σηκώσετε το τηλέφωνο, πείτε ένα γεια, ονομάστε την εταιρεία σας και παρουσιάστε τον εαυτό σας. Εάν εργάζεστε σε ένα μεγάλο ίδρυμα, πρέπει να ονομάσετε ένα συγκεκριμένο τμήμα για να βοηθήσετε τον καλούντα να βρει τον δρόμο του.
• Όταν σας ζητηθεί το τηλέφωνο για κάποιον άλλο, αποδεχτείτε ένα μήνυμα για αυτόν ή προσφερθείτε να καλέσετε ξανά αργότερα.
• Κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, διατηρήστε τον έλεγχο και συμπεριφέρεστε σωστά ακόμα και με τους πιο αργόστροφους πελάτες. Εάν το άτομο είναι σε αιχμή, βοηθήστε το να ηρεμήσει, αλλά ως απάντηση στην προσβολή, απλώς κλείστε το τηλέφωνο.
• Παρακολουθήστε την ομιλία σας και επιλέξτε τις λέξεις σας, θυμηθείτε ότι η ορολογία στην επαγγελματική επικοινωνία είναι εντελώς ακατάλληλη. Ποτέ μην λέτε «ναι» ή «εντάξει», απλώς «ναι», «εντάξει» ή «φυσικά».
• Κρατήστε το τηλέφωνο στα χέρια σας, όχι ανάμεσα στον ώμο και το πηγούνι σας, μιλήστε καθαρά και απευθείας στο μικρόφωνο, όχι στο παρελθόν. Και ποτέ μην μιλάς με το στόμα γεμάτο.
• Όταν τηλεφωνείτε, πείτε γεια και αναγνωρίστε αμέσως τον εαυτό σας και την εταιρεία που εκπροσωπείτε. Να είστε ευγενικοί, σύντομοι και στο σημείο.

Επιχειρηματικές εθιμοτυπίες στην αντιμετώπιση των επισκεπτών

Κρατικοί υπάλληλοι και υπάλληλοι γραφείουΟι υπάλληλοι δέχονται συχνά πελάτες στο γραφείο τους. Οι καλοί τρόποι είναι εξαιρετικά σημαντικοί εδώ, στους ανθρώπους αρέσει να έχουν να κάνουν με κάποιον που τους δείχνει σεβασμό. Οι κανόνες εθιμοτυπίας για επαγγελματική επικοινωνία και συμπεριφορά πρέπει να τηρούνται σε όλα: τόσο στο να συναντάς τον επισκέπτη στην πόρτα, να τον βοηθάς να γδυθεί, όσο και στο να μην τον αφήνεις να περιμένει. Αν πρέπει ακόμα να περιμένετε, φροντίστε να ζητήσετε συγγνώμη, ακόμα κι αν το λάθος για αυτήν την καθυστέρηση δεν είναι δικό σας, προσφέρετε του τσάι ή καφέ. Χαιρετίστε τους ανθρώπους με ένα φιλικό χαμόγελο, προσπαθήστε να κάνετε ανεπίσημες επαφές, αλλά ποτέ μην κουτσομπολεύετε τίποτα. Στη συζήτηση, κρατήστε αποστάσεις, αλλά να είστε σωστός, ευγενικός και υπομονετικός. Συνοδέψτε τους επισκέπτες στην πόρτα του γραφείου σαν να ήταν καλεσμένοι σας.

Καλός τόνος στα επαγγελματικά γράμματα

Οι κανόνες της εθιμοτυπίας της επαγγελματικής αλληλογραφίας επηρεάζουν τόσο την εμφάνιση όσο και το περιεχόμενο, το περιεχόμενο της ίδιας της επιστολής. Πριν γράψετε, πρέπει να καταρτίσετε ένα σχέδιο που θα σας βοηθήσει να δηλώσετε συνοπτικά και ξεκάθαρα την ουσία του θέματος. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη αρκετοί υποχρεωτικοί κανόνες για τη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας.

1. Το γράμμα πρέπει να είναι γραμμένο σωστά ως προς το στυλ, την ορθογραφία και τη στίξη.
2. Τα επίσημα μηνύματα συνήθως εκτυπώνονται, αυτό είναι ένδειξη σεβασμού προς τον παραλήπτη.
3. Σύμφωνα με τους κανόνες των καλών τρόπων, καμία από τις επιστολές, με εξαίρεση τις ευχαριστίες, δεν πρέπει να μένει αναπάντητη.
4. Το γράμμα πρέπει να είναι καλά διαμορφωμένο, συνηθίζεται να γράφετε επαγγελματικές επιστολές μόνο σε λευκό χαρτί A-4.
5. Να γράφετε πάντα ημερομηνία με τα γράμματά σας κάτω αριστερά και να αφήνετε προσωπική υπογραφή, επώνυμο καιαρχικά.
6. Όταν απευθύνεστε, συνηθίζεται να χρησιμοποιείτε τη λέξη "αγαπητοί (ες)" και όταν χρησιμοποιείτε την προσωπική αντωνυμία "Εσείς", γράφετε κεφαλαία.

Συμπερασματικά

Η τελειότητα επιτυγχάνεται με την επιμέλεια και την επανάληψη. Προσπαθήστε για αριστεία σε όλα, διακηρύξτε τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας - με τον τρόπο κράτησης, με τον τρόπο ομιλίας και κίνησης, αλλά μην σταματάτε μόνο στην εξωτερική εκδήλωση καλών τρόπων, διορθώστε τα μειονεκτήματα του χαρακτήρα σας, να είστε προσεκτικοί στους συναδέλφους, μάθετε αντοχή και υπομονή, συμπεριφέρεστε στον εαυτό σας και συμπεριφέρεστε στους άλλους ανθρώπους με τον ίδιο σεβασμό. Εάν εργάζεστε επιμελώς, σύντομα θα παρατηρήσετε αποτελέσματα που θα αλλάξουν τη ζωή σας.