Η δραστηριότητα του έργου σάς επιτρέπει να χειρίζεστε πιο αποτελεσματικά την αναλογία των διαθέσιμων πόρων, του χρόνου και της ποιότητας του τελικού προϊόντος. Με τη βοήθεια ικανού σχεδιασμού, είναι δυνατή η έγκαιρη εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών διαχείρισης ανά πάσα στιγμή σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής του έργου. Η χρήση κατάλληλης μεθοδολογίας καθιστά δυνατό τον εκ των προτέρων υπολογισμό του συνολικού κόστους παραγωγής τεχνικής τεκμηρίωσης, της μέσης διάρκειας υλοποίησης και τον προσδιορισμό των υπευθύνων σε κάθε στάδιο (δομή OBS, μήτρα RAM). Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε σωστά την πλήρη λίστα των εργασιών (να δημιουργήσετε τη βάση WBS του έργου) και τη σειρά υλοποίησης τους (απεικονίστε το δίκτυο PDM). Θα πρέπει να προσδιοριστεί εκ των προτέρων μια αλυσίδα εργασιών, η πρόοδος των οποίων θα πρέπει να ελέγχεται προσεκτικά. Εφόσον δεν διαθέτουν αποθεματικό, η συνολική διάρκεια της υλοποίησής τους καθορίζει τη συνολική διάρκεια του έργου (σύμφωνα με τη μέθοδο της κρίσιμης διαδρομής).
Σημαντική διευκόλυνση της διαχείρισης διευκολύνεται από ένα εργαλείο όπως ο πίνακας ευθύνης (ή γραμμικόςπρόγραμμα). Είναι χτισμένο με βάση μια προ-ανεπτυγμένη δομή WBS (μια ιεραρχική βάση για την εργασία που εκτελείται) και μια δομή OBS (οργανωτική δομή από εκτελεστές). Χρησιμοποιείται για την άσκηση ηγεσίας μέσω της εισαγωγής της αρχής της ευθύνης (Principle Responsibility).
Είναι απαραίτητο να εξατομικεύσετε καθεμία από τις εργασίες που περιέχονται στο πρόγραμμα σύμφωνα με τους κατάλληλους ειδικούς. Δημιουργείται μια μήτρα ευθύνης για το έργο - αυτή είναι μια εμφάνιση προγραμματισμένων συνδέσεων (τις περισσότερες φορές - γραφική). Απεικονίζεται με τη μορφή πίνακα με βάση τις αναλογίες των δομών WBS και OBS. Στη συνέχεια, η πρώτη αναπαρίσταται ως οι κάθετες σειρές του πίνακα και η δεύτερη ως οι οριζόντιες στήλες. Για κάθε στοιχείο WBS, προσδιορίζεται ένας υπάλληλος που θα συντονίσει την εφαρμογή του. Το αντίστοιχο πρόσημο τοποθετείται στη διασταύρωση των δύο συνιστωσών.
Το Responsibility Matrix, εάν γίνει σωστά, θα πρέπει να δώσει μια ιδέα για το ποιος διαχειρίζεται την εκτέλεση κάθε συνδέσμου στην ιεραρχική δομή κατώτερου επιπέδου. Μόνο ένα άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση οποιουδήποτε από τα στοιχεία WBS. Αλλά η πρόοδος πολλών στοιχείων της εργασίας μπορεί να ελεγχθεί από ένα μόνο άτομο.
RAM - αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο υποδηλώνεται εν συντομία ο πίνακας ευθύνης έργου (Πίνακας ανάθεσης ευθυνών) - η κατανομή της αναφοράς και των ευθυνών με τη μορφή πίνακα. Για ένα καλά οργανωμένο πρόγραμμα πρέπει να τηρείται ο κανόνας ότι η εκτέλεση οποιουδήποτεοι στόχοι ελέγχονταν από ένα ορισμένο διοικητικό όργανο. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής έργου - η αποστολή (όλα τα καθήκοντα), οι υπεύθυνοι εκτελεστές - μεμονωμένα στοιχεία κ.λπ. Μάλιστα, με αυτόν τον τρόπο χτίζεται ένα δέντρο γκολ. Πρέπει να αντιστοιχεί στη σειρά της διαίρεσης της δομής, στην οποία έχει ανατεθεί η υλοποίηση της ιδέας. Οι λειτουργικές ευθύνες όλων των προσώπων που εμπλέκονται στην προγραμματισμένη εργασία καθορίζονται από τον πίνακα ευθύνης. Χρησιμεύει για τον καθορισμό ενός συνόλου εργασιών και οι άνθρωποι είναι προσωπικά υπεύθυνοι για την υλοποίησή τους.
Το ειδικό λογισμικό διευκολύνει την προετοιμασία του έργου. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να φτιάξετε δομές WBS και OBS, λίστες έργων με οργάνωση ανά φάσεις και έλεγχο πολύ πιο γρήγορα. Δημιουργείται η ίδια μήτρα ευθύνης RAM, αλλά σε πιο λεπτομερή μορφή. Έτσι, χωρίς αδικαιολόγητη προσπάθεια, είναι δυνατή η απόκτηση των απαραίτητων πινάκων στα κατάλληλα πακέτα λογισμικού. Και επίσης, εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε γρήγορα τυχόν δεδομένα στο έργο, ενώ ταυτόχρονα λαμβάνετε την ενημερωμένη γραφική τους εμφάνιση.
