Συστήματα αρχειοθέτησης: τα κύρια χαρακτηριστικά του οργανισμού

2024 Συγγραφέας: Henry Conors | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-02-12 05:53

Τα συστήματα αρχειοθέτησης είναι ένα τμήμα της διαχείρισης αρχείων που περιλαμβάνει την οργάνωση της αποθήκευσης σημαντικών εγγράφων. Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τι είναι και ας δώσουμε παραδείγματα της οργάνωσής τους.

Η προέλευση της έννοιας

Από την αρχαιότητα, διάφορα κράτη και χώρες δεν μπορούσαν να υπάρχουν χωρίς λογοτεχνία, γραφή και έγγραφα. Αυτό συνδέεται με μια σειρά από έννοιες, όπως η νοημοσύνη, η νοοτροπία, η πνευματικότητα, που έχουν μεγάλη σημασία στον σημερινό παγκόσμιο κόσμο.

Αυτός ήταν ένας θεμελιώδης παράγοντας στη διαχείριση και τη νομοθεσία, και γενικά συνέβαλε στο γεγονός ότι κατέστη απαραίτητο για τους ανθρώπους να φροντίζουν για την αποθήκευση και τη ρύθμιση, τη χρήση και τη λογιστική των διαφόρων εγγράφων προκειμένου να διατηρηθούν όχι μόνο από ιστορική, αλλά και νομική. Επομένως, το σύστημα αρχειοθέτησης, αρχειακό δίκαιο περιλαμβάνει όλα τα κανονιστικά, μεθοδολογικά, προσωπικά, κρατικά, νομοθετικά και πολλά άλλα έγγραφα.

Αυτά τα διάφορα έγγραφα είναι απαραίτητα για τους πολίτες όχι μόνο για τα προσωπικά τους συμφέροντα, αλλά και για τα συμφέροντα του ίδιου του κράτους και της χώρας συνολικά. Προκειμένου να αυξηθεί ο δείκτης της ανάπτυξης του συστήματος αρχειακών υποθέσεων και των ίδιων των αρχείων, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η ανάπτυξη αποτελεσματικών μηχανισμών καιμέθοδοι ρύθμισης σε αυτόν τον τομέα.

Ορισμός της έννοιας

Τα πρώτα αρχειακά συστήματα διαμορφώθηκαν τον 19ο αιώνα. Αφορμή για τη δημιουργία τους ήταν το ενδιαφέρον για τον κόσμο των αρχαιοτήτων, το οποίο προέκυψε στα μέσα του 18ου αιώνα και τελείωσε με τη δημιουργία ενός τμήματος αρχείων υπό το γραφείο του αυτοκράτορα Alexander Pavlovich.

Η ανάπτυξη των αρχείων στη χώρα μας συνδέεται με τη συγκρότηση ενός συγκεντρωτικού ρωσικού κράτους. Σε πράξεις και παραγγελίες για τους XVI-XVII αιώνες. υπήρχαν μεγάλες συσσωρεύσεις αρχειακού υλικού, αλλά εκείνη την εποχή τα έγγραφα δεν είχαν γίνει ακόμη το κύριο συστατικό της τρέχουσας ροής εργασίας. Αυτή η γραφική εργασία βασίστηκε στους κανόνες των παραδόσεων στη Ρωσία, στα έθιμα και στο ρωσικό δίκαιο γενικά.

Ιστορία των αρχείων στη χώρα μας

Στα τέλη του XVIII-XIX αιώνα. εμφανίστηκαν νέα και πρώτα τμηματικά αρχεία. Και, φυσικά, χάρη σε αυτό, ένα ολόκληρο δίκτυο δικαστικών και διοικητικών αρχείων άρχισε να εμφανίζεται σε πόλεις, κωμοπόλεις και νομούς. Τον 19ο αιώνα, σε όλη τη χώρα μας, ανέλαβαν τη δημιουργία αρχειακών επιτροπών καταγραφής, που υπήρχαν με δαπάνη δωρεών από ζέμστβο, ντουμά της πόλης και ιδιώτες, αλλά το κράτος δεν συμμετείχε σε αυτό.

Το 1720, 28 Φεβρουαρίου, ο Πέτρος Α θέσπισε τους Γενικούς Κανονισμούς, οι οποίοι καθορίζουν τις διάφορες λειτουργίες και καθήκοντα, τη δομή και τις διαδικασίες λειτουργίας των διοικητικών οργάνων. Ο κανονισμός περιγράφει όλες τις διαδικασίες γραφείου, περιείχε ένα ολόκληρο κεφάλαιο αφιερωμένο στην αρχειακή αποθήκευση διαφόρων εγγράφων και στη δημιουργία ενός συνεκτικούαρχειακά συστήματα. Στη Ρωσία, μετά την επανάσταση του 1917, εμφανίστηκε η αρχειακή νομοθεσία.

Στην ΕΣΣΔ, η οργάνωση αρχείων υπό τις εκτελεστικές επιτροπές ξεκίνησε το 1920, δηλαδή μετά το τέλος του εμφυλίου πολέμου και την οριστική εγκαθίδρυση της σοβιετικής εξουσίας. Δημιουργήθηκε μια επιτροπή διαχείρισης αρχείων, καθήκον της οποίας ήταν να αναπτύξει ένα έγγραφο για την αναδιοργάνωση των αρχείων. Καρπός των δραστηριοτήτων της σοβιετικής κυβέρνησης σε αυτόν τον τομέα ήταν η συγκρότηση του Κρατικού Αρχείου της RSFSR. Μετά από αυτό, όλα τα αρχειακά ιδρύματα συγχωνεύτηκαν στο Κεντρικό Αρχείο και τα τοπικά υπάγονται σε αυτό.

Η ώθηση για την ανάπτυξη των αρχείων ήταν οι κανονιστικές νομικές και διοικητικές πράξεις που εγκρίθηκαν το 1926. Τα αρχειακά συστήματα ήταν τότε αρκετά ατελή. Η ΚΕΕ απέστειλε εγκύκλιο σε όλες τις εκτελεστικές επιτροπές, στην οποία ανέφερε ότι «δεν έχει ακόμη εδραιωθεί το θέμα της διατήρησης των αρχείων, με αποτέλεσμα να καταστρέφεται και να λεηλατείται αρχειακό υλικό». Από την άποψη αυτή, προτάθηκε να παρασχεθούν επειγόντως τα αρχεία με τις κατάλληλες εγκαταστάσεις, να διατεθούν υπάλληλοι και να αρχίσουν οι εργασίες για τη συλλογή τους. Τότε δημιουργήθηκαν τα πρώτα συστήματα αρχειοθέτησης βιβλιοθηκών.

Περαιτέρω, η αρχειοθέτηση αναπτύχθηκε ενεργά, η οποία οδήγησε στη δημιουργία ενός ολόκληρου κλάδου της επιστήμης και της επαγγελματικής δραστηριότητας. Σήμερα, τα αρχεία είναι πολιτιστικά ιδρύματα που αποθηκεύουν τις απαραίτητες πληροφορίες σε έντυπη και ψηφιακή μορφή.

Τι είναι τα δημοτικά αρχεία;

Αυτό είναι ένα πολυάριθμο και σημαντικόστοιχείο του δικτύου αρχειακών ιδρυμάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Μέχρι το 2012, ο αριθμός των δημοτικών αρχείων στη χώρα ήταν πάνω από δύο χιλιάδες. Εξασφαλίζουν την ασφάλεια του 25% των εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Τα δημοτικά αρχεία αποθηκεύουν πληροφορίες για όλα τα σημαντικά γεγονότα στην ιστορία μιας συγκεκριμένης περιοχής. Είναι ανεκτίμητες για τους επιστήμονες, καθώς μπορούν να πουν για σπάνια και σχεδόν ξεχασμένα πολιτιστικά φαινόμενα, βοηθούν στην αποκάλυψη νέων γεγονότων στη ρωσική ιστορία. Τα συστήματα αρχειοθέτησης στις περιφερειακές βιβλιοθήκες είναι γενικά κλειστά. Η πρόσβαση σε αυτά είναι περιορισμένη λόγω της αξίας του υλικού.

Έτσι, το εθνικό σύστημα αρχείων περιλαμβάνει πολλά στοιχεία. Έχει διανύσει πολύ δρόμο δημιουργίας, ο οποίος συζητήθηκε σε αυτό το άρθρο.